엑셀 함수 기초 17 - 조건 함수 IF 다중 조건 함수 IFS 사용법

안녕하세요. 푸른별빛입니다. 오늘은 조건부 함수 IF에 대해 설명드릴게요. IF는 특정한 조건을 만족할 경우와 그렇지 못할 경우 각각에 대한 결과를 지정하는 함수로, 여기서의 조건은 숫자, 개수, 일치 등 상당히 폭넓게 적용할 수 있습니다. 우선 IF 함수를 어떻게 쓰는지와, 적용 예시를 바로 보여드릴게요.

 

IF 함수의 사용 방법

말씀드린 대로 IF 함수는 조건이 맞을 때와 맞지 않을 때의 결과값을 반환하도록 지정하는 함수입니다. 함수 입력에는 3가지 조건이 필요한데요. 기준이 되는 조건, 조건에 맞는 경우의 결과, 조건에 맞지 않을 경우의 결과 3가지이죠. 이 3가지 인수를 그대로 IF 함수에 적용하시면 됩니다.

 

=IF(조건, 조건O시의 결과, 조건 X시의 결과)

 

IF 함수 입력시 주의하실 점이 있습니다. 단순히 숫자로 활용하는 경우라면 조건이든 결과든 그냥 사용하면 되지만, 텍스트로 취급하고자 한다면 반드시 양 쪽에 큰따옴표("")를 붙여야 한다는 것이죠. 예를 들어 조건에 맞을 때 GOOD이라는 글씨가 표시되도록 함수를 입력한다고 하면, 반드시 "GOOD"과 같이 큰따옴표를 붙여야 한다는 겁니다.

 

IF 함수의 사용 예시

이렇게만 설명드리면 헷갈리실 수도 있으니 바로 IF 함수의 적용 예시를 보여드릴게요.

총 8명의 학생이 수학 시험을 치렀고, 이 중 합격과 불합격자를 가려내고자 합니다. 합격 기준은 85점 이상으로 정했습니다. 합격을 한 경우 합격으로, 불합격한 경우 불합격으로 합격여부란에 표시되도록 하겠습니다.

 

우선 위에서 이야기한대로 IF 함수를 사용하기 위해서는 3가지 조건이 필요하죠. 아래와 같습니다.

 

# 조건 : 85점 이상 (>=85)

# 조건O시의 결과 : 텍스트로 합격이 적히도록 함 ("합격")

# 조건X시의 결과 : 텍스트로 불합격이 적히도록 함 ("불합격")

 

이 조건들을 함수로 그대로 적으면 다음과 같이 적을 수 있습니다(A 학생의 점수 기준).

 

=IF(B2>=85, "합격", "불합격")

 

이와 동일하게 각 학생의 점수별로 함수를 사용하여 합격과 불합격을 적용할 경우 다음과 같은 결과가 나오게 됩니다.

 

IF 함수 적용 결과

보시는 것처럼 85점 이상에 대해서는 합격으로, 85점 미만에 대해서는 불합격으로 합격 여부란에 글씨가 적힌 것을 알 수 있습니다. 여기에서는 조건을 함수로, 결과를 텍스트로 표시했지만, 반대의 경우도 적용이 가능합니다.

 

IF 함수 안에 함수를 다시 넣는 것도 가능!!

위의 표에서는 1월부터 4월까지 상담을 했는지 하지 않았는지를 체크한 후, 3회 이상 상담한 경우 완료 표시가 되도록 하고, 완료하지 못한 경우는 상담을 한 횟수가 나오도록 표기했습니다. 중요한 것은 IF 함수 안에 다시 함수를 적용하는 것이 가능하다는 것이죠. 여기에서는 개수를 세는 COUNTA 함수를 사용했는데, 이 외에 SUM이나 AVERAGE 등 조건과 결과에 넣고 싶은 함수가 있다면 다 넣을 수 있습니다.

 

조건이 여러개일 경우에는?

여기서 한 가지 더 궁금증이 드실 수 있습니다. IF 함수 안에 IF 함수를 다시 넣어 조건과 결과를 여러 개로 구분하는 것이 가능한지에 대해서 말이죠. 물론 가능합니다. IF함수는 조건, 조건 O의 결괏값, 조건 X의 결괏값으로 구성되는데, 바로 이 조건 X의 결괏값 부분에 다시 조건을 넣으면 되죠.

 

하지만 최신 버전의 엑셀에서는 굳이 이와 같이 어렵게 만드실 필요가 없습니다. 다중 조건을 적용할 수 있는 함수인 IFS 함수를 사용하시면 되기 때문이죠. 결과값은 IF 함수를 여러 번 쓴 것과 동일하지만, 조건이 2개 이상일 경우에는 IFS 함수를 쓰시는 것이 낫습니다. 아래에서 설명드리겠지만 IFS 함수를 쓴다고 수식의 길이가 짧아지지는 않지만, IFS로 순차적으로 적는 게 함수 적기도 편하고 나중에 봤을 때 어떤 수식인지 파악하기에도 편하다는 장점이 있습니다. 조건 1개는 IF, 조건 2개 이상은 IFS로 기억해 두세요. 바로 예시를 보여드릴게요.

 

아까 맨 처음에 보여드린 수학점수표를 다시 가져왔습니다. 이번에는 점수에 따라 등급을 차등 부여하고, 나머지는 재시험을 진행할 계획을 세웠으며, 채점 결과에는 1등급, 2등급, 3등급, 재시험으로 적어보겠습니다. 이 경우 조건이 무려 4개나 되죠. 이 조건들을 정리해서 IF 함수로 정리해 보겠습니다. 물론 보여드리려는 목적으로 작성한 것이므로 여기에선 참고만 해 주세요.

 

=IF(B2>=90,"1등급",IF(B2>=80,"2등급",IF(B2>=70,"3등급","재시험")))

 

IF 함수 안에 IF함수가 2개 더 들어가서, 각 점수 기준별로 다르게 표시되도록 함수를 작성하였습니다. 당연히 함수 자체는 이상이 없으며 이렇게 해도 원하는 결괏값을 얻으실 수 있습니다. 하지만 처리 속도 향상과 오류 방지, 나중에 보기 편하도록 하기 위해 IFS 함수를 써 보겠습니다. 괜히 MS에서 IFS 함수를 새로 만들어 준 게 아니겠죠?

 

=IFS(B2>=90,"1등급",B2>=80."2등급",B2>=70,"3등급",TRUE,"재시험")

 

이렇게 적으면 중간에 IF를 계속 넣지 않아도 되고 조건과 결괏값만 줄지어 입력하면 돼서 입력이 편합니다. 그리고 마지막에 나머지 부분(그 외의 경우)을 적을 때는 TRUE로 적어두시면 됩니다. 70점 미만 모든 경우를 포함하게 되는 조건문을 만들어 주는 것이죠. IFS 함숫값을 적용해서 결과를 도출하면 다음과 같이 나오게 됩니다.

 

IFS 함수 적용 결과(다중 조건 적용)

마치며

지금까지 조건부 함수 IF와 다중 조건 함수 IFS를 소개해 드렸습니다. IF는 데이터 값을 그대로 사용할 수도, 함수와 연계하여 사용할 수도 있어 활용도가 매우 높습니다. 특히 잘 작성된 RAW DATA를 기준으로 조건에 따라 값을 표시 또는 분석해야 하는 보고서 등의 작성에는 굉장히 유용하게 사용할 수 있죠. 또한 다중 조건이 필요한 경우 옛날 엑셀에서는 IF를 여러 번 쓰는 방법밖에 없었으나, 이제는 IFS 함수의 활용으로 굳이 함수를 여러 개 쓰지 않고 한 함수로 모두 표현할 수 있어 편리해졌습니다. 모두 IF와 IFS 함수를 활용해서 효과적인 데이터 분석을 하시길 바랍니다.